Für Kapitalgesellschaften mit Bilanzstichtag 31. Dezember 2025 läuft die Offenlegungsfrist am 30. September 2026 ab. Wer sie versäumt, bekommt keine Erinnerung, sondern eine Strafverfügung – und zwar gegen die Gesellschaft und gegen jede Geschäftsführerin bzw. jeden Geschäftsführer persönlich. Zwei Neuerungen machen den heurigen Termin besonders heikel: Seit 1. Jänner 2026 ist FinanzOnline kein zulässiger Kommunikationsweg mit dem Firmenbuchgericht mehr, und Nachbesserungen sind nur durch Übermittlung des gesamten Jahresabschlusses möglich.
Wer offenlegen muss
Die Offenlegungspflicht trifft die gesetzlichen Vertreter von Kapitalgesellschaften – also Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer einer GmbH sowie Vorstände einer AG oder SE. Ebenso erfasst sind die sogenannten „verdeckten Kapitalgesellschaften“, insbesondere die GmbH & Co KG. Gerade diese Rechtsform ist in Tirol im Tourismus, im Handel und im Gewerbe weit verbreitet – und die Pflicht wird hier in der Praxis am häufigsten übersehen.
Der Umfang der einzureichenden Unterlagen hängt vor allem von der Unternehmensgröße ab. Je nach Aufstellungspflicht kommen in Betracht:
- Jahresabschluss und Lagebericht
- Bestätigungsvermerk, gegebenenfalls Zusicherungsvermerk
- Corporate-Governance-Bericht
- Bericht über Zahlungen an staatliche Stellen
- Bericht des Aufsichtsrats
- Beschluss über die Verwendung des Ergebnisses
Zusätzlich sind Metadaten anzugeben: Bilanzstichtag, die „Selbsteinordnung“ in eine Größenklasse des UGB und die Angabe, ob ein Unternehmen von öffentlichem Interesse vorliegt.
Die Frist: neun Monate nach dem Bilanzstichtag
Die Unterlagen sind – nach allfälliger Behandlung in der General- bzw. Hauptversammlung – spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag beim Firmenbuchgericht einzureichen. Für den Regelfall 31. Dezember 2025 bedeutet das: Einreichung bis 30. September 2026.
Zuständig ist jenes Landesgericht, in dessen Sprengel die Gesellschaft ihren Sitz hat – für Tiroler Gesellschaften also das Landesgericht Innsbruck. Bei elektronischer Einreichung werden die Daten ohnehin automatisch auf die zuständigen Gerichte verteilt.
Neu seit 2026: FinanzOnline ist kein Übermittlungsweg mehr
Wer die Einreichung bisher über FinanzOnline abgewickelt hat, muss umstellen. Seit 1. Jänner 2026 ist FinanzOnline kein zulässiger Kommunikationsweg mit dem Firmenbuchgericht. Die Übermittlung ist grundsätzlich verpflichtend elektronisch vorzunehmen, der Jahresabschluss selbst als strukturierter XML-Datensatz. Nur aus besonderen Gründen – betroffen sind vor allem Banken, Versicherungen und ausländische Unternehmen – ist eine PDF-Übermittlung möglich. Weitere Dokumente wie Lagebericht oder Bestätigungsvermerk werden als eigene PDF-Dokumente mit derselben Eingabe übermittelt.
Für die elektronische Übermittlung gibt es drei Wege:
- Webformular für kleine Unternehmen („Formblatt-Einreicher“): Daten werden manuell eingegeben und über JustizOnline strukturiert an das Gericht gesendet. Danach kommt eine Eingangsbestätigung.
- Übermittlungsstelle im ERV: Die Daten gehen als XML-Datei über den elektronischen Rechtsverkehr direkt ans Gericht – bei entsprechender Anbindung sogar unmittelbar aus der Bilanzierungssoftware.
- XML-Upload über JustizOnline: Ohne direkte Übermittlungsstellenanbindung wird die XML-Datei (Version 4.0) exportiert und in einem eigenen Webformular hochgeladen.
Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis 70.000 Euro dürfen den Jahresabschluss weiterhin auch in Papierform einreichen – dafür stehen die Formblätter G1, G2 und G3 zur Verfügung.
Achtung bei Verbesserungen
Verlangt das Gericht fachliche Ergänzungen, kann die Verbesserung nur so erfolgen, dass neuerlich ein ganzer Jahresabschluss übermittelt wird. Die Übermittlung einzelner Teile ist nicht vorgesehen. Wer knapp vor Fristende einreicht, hat für eine solche Nachbesserung kaum noch Luft.
Was Zwangsstrafen kosten
Die Sanktionen des § 283 UGB greifen automatisch. Erfolgt die Offenlegung nicht bis zum letzten Tag der Frist und ist sie auch am Tag vor Erlassung der Strafverfügung nicht beim Gericht eingelangt, wird ohne vorangehendes Verfahren eine Zwangsstrafe von 700 Euro verhängt – gegen die Gesellschaft und gegen die gesetzlichen Vertreter.
Damit ist es nicht zu Ende: Die Verhängung erfolgt im Zwei-Monats-Rhythmus und ist wiederholt zulässig, solange nicht eingereicht wird. Für mittelgroße Gesellschaften im Sinn des § 221 Abs 2 UGB erhöht sich der Höchstbetrag auf das Dreifache, für große Gesellschaften nach § 221 Abs 3 UGB auf das Sechsfache. Eine mehrköpfige Geschäftsführung multipliziert den Betrag entsprechend – aus einem „vergessenen“ Jahresabschluss werden so schnell mehrere Tausend Euro.
Was jetzt zu tun ist
- Bilanzstichtag prüfen und die Neun-Monats-Frist im Kalender fixieren – bei abweichendem Geschäftsjahr verschiebt sich der Termin entsprechend.
- Gesellschafterbeschluss über die Feststellung des Jahresabschlusses und die Ergebnisverwendung rechtzeitig fassen.
- Übermittlungsweg klären, wenn bisher FinanzOnline genutzt wurde – ERV-Zugang, Übermittlungsstelle oder JustizOnline-Formular.
- Größenklasse korrekt einordnen: Sie bestimmt Umfang der Unterlagen und Höhe möglicher Zwangsstrafen.
- Pufferzeit einplanen für den Fall, dass das Gericht Ergänzungen verlangt.
Häufige Fragen
Gilt die Frist auch für eine GmbH & Co KG?
Ja. Als „verdeckte Kapitalgesellschaft“ ist sie offenlegungspflichtig, obwohl sie formal eine Personengesellschaft ist.
Was passiert, wenn wir nach der Strafverfügung einreichen?
Die verhängte Zwangsstrafe bleibt bestehen. Eine rasche Einreichung verhindert aber die nächste Runde im Zwei-Monats-Rhythmus.
Können wir noch in Papierform einreichen?
Nur bei einem Jahresumsatz bis 70.000 Euro. Alle anderen müssen elektronisch übermitteln.
Wer haftet für die Zwangsstrafe?
Die Zwangsstrafe wird gegen die Gesellschaft und gegen die gesetzlichen Vertreter verhängt – Geschäftsführer treffen sie also persönlich.
Sie sind nicht sicher, ob Ihre Gesellschaft rechtzeitig und im richtigen Umfang offenlegt? Wir prüfen Größenklasse, Unterlagenumfang und Übermittlungsweg und übernehmen die Einreichung fristgerecht für Sie. Nehmen Sie Kontakt auf – am besten vor Anfang September.
Quellen: Unternehmensserviceportal (USP.gv.at), „Firmenbuch – Bilanzveröffentlichung“, Stand 1. Juli 2026; §§ 277 bis 278 und § 283 UGB (RIS – Bundesrecht konsolidiert).
