Mit der Erweiterung der elektronischen Zustellung im Bereich der Finanzverwaltung werden ab dem 1. September 2025 alle schriftlichen Kommunikationen an Unternehmen, die eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben, ausschließlich über das Portal FinanzOnline abgewickelt. Diese Änderung umfasst auch Kleinunternehmer, die freiwillig auf ihre Umsatzsteuerbefreiung verzichtet haben, ausgenommen davon sind lediglich umsatzsteuerlich echte Kleinunternehmen ohne Umsatzsteuerpflicht.
Rechtswirksame Zustellung
Schriftstücke werden als rechtsgültig zugestellt angesehen, sobald sie in FinanzOnline abrufbar sind. Dies bedeutet, dass alle damit verbundenen Fristen mit dem Datum der Bereitstellung beginnen, ungeachtet dessen, wann das Dokument tatsächlich abgeholt wird.
E-Mail-Benachrichtigungen
Unternehmen werden über das Vorliegen neuer Schriftstücke informiert, wenn sie eine aktuelle E-Mail-Adresse in FinanzOnline hinterlegt und die Benachrichtigungsfunktion aktiviert haben. Es wird empfohlen, eine allgemeine E-Mail-Adresse anzugeben, die auch während Abwesenheitszeiten, wie Urlaub oder Krankheit, abgerufen werden kann.
Zustellvollmacht und direkte Zustellung
Bestehende Zustellvollmachten an Steuerberatungskanzleien bleiben weiterhin wirksam. Jedoch werden gewisse Schriftstücke, darunter insbesondere Mahnungen, direkt in der FinanzOnline-Databox zugestellt.
Handlungsempfehlungen
Unternehmen sollten regelmäßig FinanzOnline aufsuchen, um sicherzustellen, dass keine Mitteilungen übersehen werden. Die hinterlegte E-Mail-Adresse sollte auf dem neuesten Stand gehalten und die Benachrichtigungsfunktion aktiviert werden. Darüber hinaus wird empfohlen, Dokumente auch außerhalb von FinanzOnline zu archivieren und interne Vorkehrungen für die Vertretung in Abwesenheitszeiten zu treffen.
Unternehmensserviceportal (USP)
Für Unternehmen, die das Unternehmensserviceportal (USP) nutzen, erfolgt die Verständigung über den USP-Postkorb. Hier besteht die Möglichkeit, mehrere Zustellbevollmächtigte und Verständigungsadressen zu hinterlegen, was eine flexible Verwaltung der elektronischen Kommunikation ermöglicht.
Diese Neuerungen erfordern eine Anpassung der internen Abläufe und bieten eine effiziente Möglichkeit zur Abwicklung von Steuerangelegenheiten. Unternehmen sollten sich zeitnah auf die Umstellungen vorbereiten, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
