Arbeitgeberberatung und Personalverrechnung: Wichtige Dokumente für Lohnprüfungen
In der Personalverrechnung treten regelmäßig Herausforderungen auf, insbesondere im Kontext der Gemeinsamen Prüfung der Lohnabgaben und Beiträge (GPLB). Häufige Beanstandungen durch Prüfungsorgane betreffen die Unvollständigkeit oder fehlerhafte Führung von Lohnunterlagen. Die Verantwortung für diese korrekte Dokumentation liegt bei den Leitungsorganen der Unternehmen, wie dem Vorstand oder der Geschäftsführung. Um rechtliche Konsequenzen und Strafen zu vermeiden, ist es essenziell, alle erforderlichen Unterlagen vollständig und korrekt zu führen.
Essenzielle Unterlagen für die Lohn- und Gehaltsverrechnung
Lohnkonten: Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, für seine Angestellten ein Lohnkonto zu führen. Dieses Konto muss persönliche Daten des Dienstnehmers, die Höhe der Bezüge sowie die abgeführten Lohnabgaben enthalten. Die spezifischen Anforderungen an ein Lohnkonto sind in der Lohnkontenverordnung festgelegt. Bei einer Prüfung muss das Lohnkonto vollständig vorgelegt werden können; andernfalls drohen Strafen von bis zu 5.000 Euro.
Arbeitszeitaufzeichnungen: Das Arbeitszeitgesetz verpflichtet Dienstgeber, detaillierte Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu führen. Diese Aufzeichnungen müssen Informationen über tägliche und wöchentliche Arbeits- und Ruhezeiten, sowie Details zu Arbeitszeiten während Feiertagen oder Ersatzruhen enthalten. Verstöße gegen diese Dokumentationspflicht können Geldstrafen bis zu 1.815 Euro pro Dienstnehmer nach sich ziehen und führen oft zu Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen.
Weitere wichtige Dokumente
- Betriebsvereinbarungen und Verträge: Dienst- und Lehrverträge sowie Dienstzettel müssen aktuell und vollständig sein. Ab dem 28. März 2024 gelten hier neue Strafregelungen.
- Aufzeichnungen über Abwesenheiten: Dazu zählen Urlaubs- und Krankenstandsdaten.
- Leistungsabhängige Aufzeichnungen: Überstunden, Provisionen und andere Vergütungsbestandteile müssen genau dokumentiert werden.
- Branchenspezifische Dokumente: Je nach Branche können zusätzliche Unterlagen wie Tachoscheiben oder Abrechnungen spezifischer Kassen erforderlich sein.
- Fahrtenbücher und Reisekostenabrechnungen: Diese müssen lückenlos geführt werden. Bei Privatnutzung von Firmenfahrzeugen ist der entsprechende Sachbezug zu berücksichtigen.
Eine fachlich korrekte, pünktliche und transparente Lohn- und Gehaltsverrechnung ist entscheidend für das Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie zwischen dem Unternehmen und den zuständigen Behörden, wie der Finanzverwaltung und den Sozialversicherungsträgern. Es ist wichtig, individuelle und komplexe verrechnungsrelevante Themen fachlich zu durchdringen und praxistaugliche Lösungen zu implementieren, die auch in späteren Nachprüfungen Bestand haben.
Unterstützung durch LBG im Bereich Arbeitgeberberatung
LBG bietet umfassende Beratungsdienstleistungen im Bereich der Arbeitgeberberatung und Personalverrechnung an. Mit unserer langjährigen Erfahrung, basierend auf rund 33.000 Dienstnehmerabrechnungen pro Monat aus verschiedensten Branchen wie Industrie, Handel, Bauwirtschaft, Gesundheitsberufe, Gastronomie, Land- und Forstwirtschaft sowie öffentlichen und privaten Institutionen, sind wir Ihr idealer Partner. Wir stehen Ihnen zur Seite, um die Personalverrechnung in Ihrem Unternehmen professionell und effizient zu gestalten und Sie in allen Aspekten der Lohnverrechnung kompetent zu beraten.
Durch diese präzise und gewissenhafte Führung aller relevanten Dokumente und Aufzeichnungen schützen Unternehmen sich vor finanziellen Strafen und fördern eine faire und transparente Arbeitsumgebung.
